Darilaut – Universitas Negeri Gorontalo (UNG) menerbitkan kebijakan terbaru aktivitas civitas academica yang melakukan perjalanan dinas atau kegiatan ke luar negeri.
Kebijakan tersebut di antaranya peserta baik itu pegawai dan mahasiswa wajib untuk mengurus Surat Persetujuan dari Sekretariat Negara (SP Setneg) 30 hari sebelum keberangkatan.
Hal ini tertuang dalam Surat Edaran Rektor Nomor 5461 tahun 2026 tentang Pengurusan Surat Persetujuan Sekretariat Negara Bagi Pegawai dan Mahasiswa di Lingkungan Universitas Negeri Gorontalo, yang ditandatangani oleh Rektor UNG, Prof. Dr. Eduart Wolok, tanggal 11 Agustus 2026.
Melalui edaran ini, sebelum berangkat ke luar negeri sudah memperoleh SP Setneg. Kebijakan ini berlaku untuk semua sumber dana dan beragam kegiatan. Kewajiban pengurusan SP Setneg tidak memandang sumber pendanaan.
Baik itu kegiatan tersebut dibiayai oleh pemerintah, anggaran UNG, institusi mitra, sponsor, maupun pembiayaan mandiri, proses perizinan SP Setneg wajib untuk dipenuhi.
Dalam surat edaran tersebut Rektor menjelaskan pegawai (ASN dan non-ASN) di lingkungan UNG yang melaksanakan perjalanan dinas atau kegiatan ke luar negeri wajib memperoleh Surat Persetujuan dari Sekretariat Negara (SP Setneg).
Mahasiswa yang melaksanakan kegiatan ke luar negeri dalam rangka kegiatan akademik, kompetisi, pertukaran mahasiswa, konferensi, seminar, penelitian, magang, pengabdian kepada Masyarakat atau kegiatan internasional lainnya yang berdasarkan ketentuan memerlukan persetujuan pemerintah, wajib mengikuti prosedur pengurusan SP Setneg.
Setiap kegiatan ke luar negeri yang diajukan harus memiliki relevansi dengan pelaksanaan tridarma perguruan tinggi, peningkatan kompetensi, pengembangan kerja sama internasional, dan/atau penguatan reputasi UNG.
Prosedur dan batas waktu pengajuan secara administratif, SP Setneg dilakukan melalui pimpinan fakultas atau unit kerja masing-masing, kemudian diteruskan kepada Kapokja Kerja Sama Luar Negeri dan Layanan Internasional UNG.
Dokumen pengajuan SP Setneg diterima secara lengkap di Pokja Kerja Sama Luar Negeri dan Layanan Internasional UNG paling lambat 30 hari kerja sebelum tanggal keberangkatan.
Jangka waktu tersebut ditetapkan guna mengakomodasi kelancaran proses verifikasi dan pengusulan perizinan melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SIMPEL) Sekretariat Negara.
Untuk dokumen yang tidak lengkap, tidak memenuhi persyaratan administrasi, atau terlambat diserahkan dari batas waktu yang ditentukan tidak dapat diproses lebih lanjut.
Persyaratan kelengkapan dokumen untuk memandu civitas academica, edaran tersebut melampirkan senarai daftar periksa kelengkapan dokumen.
Beberapa dokumen pokok yang wajib dipenuhi meliputi:
• Brosur kegiatan dan Undangan/Letter of Acceptance (LoA).
• Surat Tugas yang ditandatangani pimpinan (Rektor/Wakil Rektor untuk dosen/pegawai, dan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan untuk mahasiswa).
• Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang merincikan urgensi kegiatan, justifikasi peran, analisa biaya, dan rencana tindak lanjut pascakegiatan.
• Bukti pendaftaran, Jadwal Kegiatan, KTP, Daftar Riwayat Hidup (CV), serta Pasfoto terbaru.
• Surat Pernyataan Berkelakuan Baik dan Tidak Berbuat Cela.
• Surat Keterangan Pembiayaan.
Seluruh dokumen fisik (hardcopy) harus diserahkan kepada operator PDLN UNG, dan dokumen digital (softcopy) wajib diunggah melalui Google Drive sesuai ketentuan penamaan berkas yang telah ditetapkan.