Setiap kegiatan ke luar negeri yang diajukan harus memiliki relevansi dengan pelaksanaan tridarma perguruan tinggi, peningkatan kompetensi, pengembangan kerja sama internasional, dan/atau penguatan reputasi UNG.
Prosedur dan batas waktu pengajuan secara administratif, SP Setneg dilakukan melalui pimpinan fakultas atau unit kerja masing-masing, kemudian diteruskan kepada Kapokja Kerja Sama Luar Negeri dan Layanan Internasional UNG.
Dokumen pengajuan SP Setneg diterima secara lengkap di Pokja Kerja Sama Luar Negeri dan Layanan Internasional UNG paling lambat 30 hari kerja sebelum tanggal keberangkatan.
Jangka waktu tersebut ditetapkan guna mengakomodasi kelancaran proses verifikasi dan pengusulan perizinan melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SIMPEL) Sekretariat Negara.
Untuk dokumen yang tidak lengkap, tidak memenuhi persyaratan administrasi, atau terlambat diserahkan dari batas waktu yang ditentukan tidak dapat diproses lebih lanjut.
Persyaratan kelengkapan dokumen untuk memandu civitas academica, edaran tersebut melampirkan senarai daftar periksa kelengkapan dokumen.
Beberapa dokumen pokok yang wajib dipenuhi meliputi:
• Brosur kegiatan dan Undangan/Letter of Acceptance (LoA).
